Conseils pour réussir sa prise de contact par téléphone

Plusieurs possibilités s'offrent à vous dans le cadre de votre recherche de partenaires en alternance. Vous pouvez vous déplacer au siège de l'entreprise, envoyer des candidatures par courrier ou mail, mais l'une des plus pertinentes reste la prise de contact par téléphone.

Un des avantages est la possibilité d’obtenir une réponse très rapidement, et d'ainsi contacter bon nombre d'entreprises en très peu de temps.

Cette démarche ne s’improvise pas, et de surcroît lorsque qu'on recherche une entreprise en alternance (les élèves de BTS, licence et master sont concernés)

1 - Bâtir le script selon un plan logique

La réussite de la prospection téléphonique repose en grande partie sur la qualité du script dont vous allez vous servir.

Choisir un objectif et un seul

Pour construire un argumentaire efficace, il faut avant tout définir un objectif clair : L’entretien.  Et pour cela, vous devez vous poser des questions simples : à quels types d’entreprises ou secteurs d’activités voulez-vous vous adresser ? Pour faire valoir quelles compétences ou quelles motivations ? ".

Bâtir le script selon un plan logique

La réussite de la prospection téléphonique repose en grande partie sur la qualité de votre discours écrit. Ce texte doit vous apporter toutes les réponses aux questions ou comportements du contact. Il doit être considéré comme le support d'un acte de vente. Votre discours doit impérativement suivre un déroulement logique.

2 - Du talent d'orateur à celui de négociateur

Votre interlocuteur sera sensible votre candidature s'il comprend immédiatement ce qu'elle lui apporte.

 

Adopter un style direct pour coller à une relation vocale

Le discours est écrit, mais, dans les faits, il est amené à être lu, donc n'hésitez pas à rédiger des phrases en langage parlé. Celles-ci doivent être courtes, au présent et dans un style direct. Il s'agit de formuler votre candidature de façon positive, claire et précise.

Votre interlocuteur sera sensible à votre candidature s'il comprend immédiatement ce qu'elle lui apporte. " Il est important d'avoir le sourire dans la voix ".

Pour cela, ultilisez votre discours écrit comme support et en aucun cas le réciter. Celui-ci n'est qu'un outil qui doit vous éviter de commettre des erreurs.

En effet, certains mots ne "passent" pas au téléphone. Sont ainsi à bannir les termes "impossible", "risqué", "petit", "j'enquête", etc. Bref, tous ceux susceptibles de provoquer la méfiance de l'interlocuteur.

Préparer les réponses aux objections de l’entreprise

Au téléphone, le discours écrit permet de mieux réagir face aux refus. Préparer une liste de réponses est donc un "plus". Attention, il ne s'agit pas de rédiger un volumineux catalogue ; une à deux phrases suffit pour chaque objection.

Pour les objections type "Je n'ai pas le temps" ou "Ça ne m'intéresse pas", vous devez manifester votre compréhension du refus en prenant soin de ne pas répéter l'objection du prospect. Il doit aussitôt enchaîner sur une question ouverte de type : "Pour quelles raisons ?" " Si votre interlocuteur répond, par exemple, que "c'est trop cher", il s'agit alors d'une objection spécifique qui va permettre d'établir un premier échange concret avec votre interlocuteur.

Exemple : « l’alternance coûte trop chère ».

Réponse : « Oui je comprends, mais trop chère par rapport à quoi ? ».

Une objection spécifique, liée à l’alternance plus particulièrement, est une opportunité d'entrer de plain-pied dans la négociation.

Exemple 2 : « L’alternance ne m’intéresse pas. »

Réponse : « Quelle est votre expérience de l’alternance ? » « Sur quel type de fonction ? » « Comment cela s’est-il passé ? »

Vous pouvez alors adapter votre discours au discours de l’interlocuteur.

Exemple : « Cela s’est mal déroulé, il était en retard, pas investit,….)

Réponse : « Vous savez, chaque personne est différente. Je souhaiterais vous démontrer toute la motivation et l’envie qui m’animent. Je pourrais venir cet après-midi ou demain. Que préférez-vous ?)

3 - La cohérence entre accueil et argumentaire

Au téléphone les premières secondes sont décisives, c'est pourquoi il est important de fixer quelques règles de bonne conduite, mais également de veiller à la qualité du discourt.

Fixer des règles de bonne conduite

Politesse, courtoisie, patience et écoute, vous devez observer les règles de bonne conduite ! Vous devez convaincre le plus souvent l'assistante de la personne que vous souhaitez contacter. Mieux vaut donc s'en faire une alliée en reconnaissant l'importance de sa fonction.

Prévoyez dans votre texte des phrases comme "Vous allez certainement pouvoir m'aider" ou "Vous êtes en contact direct avec Monsieur Durand". Valorisée, la personne aura à cœur de vous renseigner. Nous vous conseillons donc de ne surtout " pas lui mentir, mais d'être au contraire direct et sympathique et de suivre ses conseils. Une secrétaire se rappellera certainement de vous lors de votre prochain appel, alors respectez les délais et les heures où elle vous a conseillé de rappeler. "

La fin du discours est aussi importante. C'est l'occasion de valider le rendez-vous par une formule sans ambiguïté ("Aujourd'hui je vous propose de vous rencontrer..."), puis de proposer une alternative pour laisser la liberté au prospect de décider de la date. Au moment de raccrocher, le vendeur doit veiller à confirmer les modalités de l'échange ("Je vous envoie un courrier de confirmation") et vérifier l'adresse avant de remercier le prospect pour son accueil.

Tester le discours

Un argumentaire doit être testé. Il faut considérer cette phase comme un exercice de style Vous devez vérifier si le script accroche l'interlocuteur.

Le test permet aussi de détecter de nouvelles objections. " Une demi-journée suffit pour prendre la température, passer une dizaine de coups de fil et en argumenter cinq ou six, pour ensuite améliorer le contenu de votre discours. Vous pouvez soit réaliser le test grâce à des appels sur des profils sans risque (c'est à dire sur des clients connus), soit opter pour un échantillon de la cible visée. La deuxième méthode est plus efficace, mais aussi plus risquée en cas de mauvais accueil.

Dans tous les cas, répéter le scénario permet d'améliorer la manière de l'utiliser et de déjouer les pièges éventuels qu'il comporte encore.

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